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在跨境貿(mào)易中，通過 “境內(nèi)公司 + 離岸公司” 組合模式運作，是不少企業(yè)優(yōu)化資金流轉(zhuǎn)的常見選擇。但近期有貿(mào)易公司遭遇 “老革命遇上新問題” 的困境：廣州公司作為報關(guān)發(fā)貨人，境外收貨人登記為香港關(guān)聯(lián)公司，客戶貨款先匯入香港公司，再由香港公司轉(zhuǎn)至廣州公司用于結(jié)匯退稅，此前流程順暢，卻在一次性提交 15 張報關(guān)單（退稅金額約 10 萬元）時觸發(fā)稅務(wù)審查，核心卡點集中在 “與境外客戶溝通記錄” 的提交與填寫上。

一、退稅審查的核心矛盾：貿(mào)易鏈條與申報信息的匹配性

稅務(wù)部門啟動退稅審查，本質(zhì)是為核實貿(mào)易真實性，防范虛假退稅風(fēng)險。本案中觸發(fā)審查的關(guān)鍵因素有二：

• 金額與單據(jù)規(guī)模：一次性提交 15 張報關(guān)單、涉及十來萬退稅金額，屬于相對集中的退稅申報，易被系統(tǒng)列為重點核查對象；
• 貿(mào)易鏈條特殊性：報關(guān)單登記的境外收貨人是香港關(guān)聯(lián)公司，但實際溝通、簽約、履約的對象是終端國外客戶，導(dǎo)致 “申報的境外收貨人” 與 “實際業(yè)務(wù)合作方” 不一致，稅務(wù)部門需通過資料核查確認業(yè)務(wù)真實性。

企業(yè)的核心困惑在于：報關(guān)單顯示境外收貨人是香港公司，卻無廣州公司與香港公司的業(yè)務(wù)溝通記錄，實際溝通均發(fā)生在廣州公司與終端國外客戶之間，此類記錄是否符合核查要求？答案是肯定的 —— 稅務(wù)審查的核心是 “業(yè)務(wù)真實發(fā)生”，而非機械匹配申報表面信息，關(guān)鍵在于清晰還原完整貿(mào)易鏈條，證明資金流、貨物流、單據(jù)流的一致性。

二、合規(guī)應(yīng)對步驟：三步搞定審查資料提交

面對審查，企業(yè)無需慌亂，核心思路是 “還原真實貿(mào)易場景、補齊鏈條佐證材料”，具體可按以下步驟操作：

（一）明確溝通記錄的提交邏輯：以 “實際業(yè)務(wù)流” 為核心

稅務(wù)部門要求提供 “與境外客戶的溝通記錄”，本質(zhì)是核實業(yè)務(wù)從詢盤到履約的全流程真實性。本案中，雖報關(guān)單境外收貨人登記為香港公司，但香港公司實際是資金流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)主體，而非真實貿(mào)易的合作方，因此：

• 優(yōu)先提交廣州公司與終端國外客戶的完整溝通記錄，包括 Facebook、WhatsApp、微信、郵件等載體的內(nèi)容，覆蓋詢盤、發(fā)盤、還盤、合同洽談、付款確認、送貨安排等關(guān)鍵節(jié)點；
• 附加書面說明：單獨出具《貿(mào)易鏈條說明函》，清晰闡述 “境內(nèi)公司 + 離岸公司” 的運作模式，說明香港公司的角色是資金代收轉(zhuǎn)付主體，終端客戶為 XX 國家 / 地區(qū)的 XX 公司，同時解釋將香港公司登記為境外收貨人的原因（如資金統(tǒng)籌管理、簡化結(jié)算流程等），確保邏輯連貫。

（二）補齊 “三流一致” 佐證材料，強化真實性證明

退稅審查的核心是核實 “資金流、貨物流、單據(jù)流” 三流一致，除溝通記錄外，需同步準(zhǔn)備以下材料，形成完整證據(jù)鏈：

1. 資金流證明：香港公司與終端客戶的收款憑證（如銀行水單）、香港公司向廣州公司轉(zhuǎn)款的銀行記錄，備注款項對應(yīng)的報關(guān)單號，說明資金流轉(zhuǎn)的關(guān)聯(lián)性；
2. 貨物流證明：報關(guān)單原件、提單、裝箱單、物流運輸單據(jù)，證明貨物從廣州公司發(fā)出后，最終送達終端國外客戶（而非香港公司），可補充終端客戶的收貨確認函；
3. 單據(jù)流證明：廣州公司與終端客戶簽訂的正式貿(mào)易合同（若合同簽訂方為香港公司，需補充香港公司與終端客戶的合同，及廣州公司與香港公司的內(nèi)部協(xié)作協(xié)議，說明貨權(quán)轉(zhuǎn)移邏輯）、供應(yīng)商向廣州公司開具的增值稅發(fā)票、廣州公司的外銷發(fā)票。

（三）規(guī)范填寫核查表格，避免信息偏差

填寫核查資料時，需圍繞 “真實貿(mào)易場景” 如實填報，重點注意兩點：

• 境外客戶信息：表格中 “境外客戶” 應(yīng)填寫終端國外客戶名稱，而非香港關(guān)聯(lián)公司，同時在備注欄說明報關(guān)單境外收貨人為香港公司的原因，與《貿(mào)易鏈條說明函》保持一致；
• 溝通記錄標(biāo)注：將與終端客戶的溝通記錄按時間順序整理，標(biāo)注對應(yīng)報關(guān)單號，說明每條記錄對應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（如 “2025 年 X 月 X 日，與客戶確認訂單細節(jié)，對應(yīng)報關(guān)單 XXX”），便于稅務(wù)部門核查。

三、長效合規(guī)建議：提前規(guī)避離岸公司退稅風(fēng)險

本案為采用離岸公司運作的貿(mào)易企業(yè)敲響警鐘，若想避免退稅審查卡點，需從日常操作入手，建立合規(guī)流程：

（一）規(guī)范報關(guān)單填寫，減少鏈條偏差

• 境外收貨人優(yōu)先填寫終端客戶名稱：若因資金結(jié)算需要通過離岸公司代收轉(zhuǎn)付，可在報關(guān)單備注欄注明 “資金由 XX 離岸公司代收轉(zhuǎn)付”，提前向稅務(wù)部門備案，避免申報信息與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)；
• 保持單據(jù)一致性：合同、報關(guān)單、提單、發(fā)票等關(guān)鍵單據(jù)的核心信息（如客戶名稱、貨物規(guī)格、數(shù)量、金額）需相互匹配，若存在離岸公司參與，需補充對應(yīng)的協(xié)作協(xié)議或說明文件。

（二）留存完整業(yè)務(wù)資料，做好日常歸檔

• 同步留存兩類溝通記錄：不僅留存與終端客戶的溝通記錄，還需保存境內(nèi)公司與離岸公司的內(nèi)部溝通記錄（如關(guān)于資金轉(zhuǎn)付、訂單對接的郵件、工作群記錄），證明內(nèi)部協(xié)作的真實性；
• 按報關(guān)單號歸集資料：每筆業(yè)務(wù)的合同、溝通記錄、資金憑證、物流單據(jù)等按報關(guān)單號單獨歸檔，避免批量申報時因資料混亂導(dǎo)致核查受阻。

（三）批量申報前提前溝通，降低審查概率

• 大額或批量退稅申報前，主動與主管稅務(wù)機關(guān)溝通，說明業(yè)務(wù)背景、離岸公司的角色及資金流轉(zhuǎn)模式，提供相關(guān)佐證材料供稅務(wù)部門提前了解，減少因信息不透明觸發(fā)的重點審查；
• 若長期采用離岸公司代收轉(zhuǎn)付模式，可向稅務(wù)部門申請常態(tài)化備案，明確操作流程，避免每次申報都面臨重復(fù)核查。

四、結(jié)語

離岸公司作為跨境貿(mào)易中的常見工具，合理運用可優(yōu)化資金流轉(zhuǎn)，但需始終以 “業(yè)務(wù)真實” 為前提，確保申報信息與實際貿(mào)易鏈條一致。面對退稅審查，企業(yè)無需恐慌，核心是通過完整的證據(jù)鏈還原真實業(yè)務(wù)場景，向稅務(wù)部門清晰解釋離岸公司的角色及資金、貨物流轉(zhuǎn)邏輯。更重要的是，將合規(guī)要求融入日常操作，規(guī)范報關(guān)填寫、做好資料留存、加強與稅務(wù)部門的溝通，才能從根本上規(guī)避退稅風(fēng)險，保障業(yè)務(wù)順暢開展。